La Evidencia en la Auditoría de Estado

La Auditoría de Estado, está referida al examen objetivo, sistemático y profesional de la actividad administrativa y operativa de los órganos y entes del Sector Público Nacional; en este sentido el trabajo del auditor debe estar efectivamente documentado en todas sus fases. Es por ello que los aspectos relacionados con la evidencia deben ser apropiadamente establecidos para una adecuada ejecución de la auditoría. En este orden de ideas, las Normas Generales de Auditoría de Estado, recientemente dictadas por la Contraloría General de la República, publicadas en la Gaceta Oficial número 40.172 de fecha 22 de mayo de 2013, en su artículo 4, definen la evidencia como: “información obtenida durante la ejecución de la auditoría, en la cual se basa de la observación o hallazgo. Mas adelante, en el capítulo ll, correspondiente a las Normas Relativas al Auditor, el artículo 16 al referirse al Juicio del Auditor, dispone: “El auditor deberá observar cuidado profesional para expresar juicios razonables, eficaces y debidamente sustentados en relación con las auditorías que realice; y aplicar las técnicas y procedimientos que resulten apropiados para obtener evidencias que justifiquen sus conclusiones y recomendaciones” (Comillas y resaltado de quien suscribe).

La lectura concatenada de la normativa transcrita, permite establecer primeramente, la evidencia es una información que el auditor deberá recabar en la fase de ejecución de la auditoría, en segundo lugar, podemos decir que esta información se obtiene como resultado de la aplicación de los procedimientos y técnicas apropiados para recabarla, estas técnicas y procedimientos, necesariamente deben definirse antes de la fase de ejecución de la auditoría y quedarán plasmadas en el respectivo “Programa de Trabajo” el cual servirá de guía durante la ejecución, y posteriormente como instrumento para la evaluación del trabajo realizado; un tercer aspecto, pero no menos importante, es el elemento teleológico que rodea a la evidencia, por cuanto ella deberá proveer una base razonable que sustente: los hechos tal y como se presentan al auditor (elemento condición del hallazgo), así como los juicios, conclusiones y recomendaciones que posteriormente el auditor estará obligado a plasmar en el informe producto de su trabajo. Siendo así, las normas in comento, en su artículo 34, exigen que las evidencias obtenidas por el auditor, sean relevantes, suficientes y competentes, que le permitan tener la certeza razonable de que los hechos revelados estén satisfactoriamente comprobados. La relevancia, indica la relación existente entre la evidencia y su uso, de tal manera que la información obtenida para demostrar o refutar un hecho, guarde una relación lógica e intrínseca con ese hecho. 

La suficiencia, es la capacidad que se requiere de la evidencia para comprobar razonablemente, el hecho revelado; esta cualidad debe ser determinada por el auditor, mediante la aplicación objetiva, de su criterio profesional. Por ultimo la competencia en la evidencia, apunta a la calidad que tiene para sustentar el hallazgo, de forma válida y confiable, es decir, debe ser obtenida mediante la aplicación de procedimientos y técnicas de auditoría de aceptación general (validez) y provenir de una fuente adecuadamente confiable (confiabilidad). Adicionalmente, la evidencia debe ser pertinente, lo cual indica que debe guardar una estrecha vinculación con el hecho que se pretende demostrar. 

En este punto cabe destacar, que el cumplimiento cabal de los atributos de la evidencia antes señalados, deben ser necesariamente valorados, en la búsqueda de los méritos suficientes, que permitan decidir fundadamente si se ejercen o no las potestades de investigación, acordadas a los Órganos de Control Fiscal en el articulo 77 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal. 

Aunque las Normas Generales de Auditoría de Estado, no lo indican expresamente, se admite de manera general, según la técnica de auditoria aplicada en las circunstancias, que la evidencia puede ser de cuatro tipos: física, documental testimonial y analítica. La evidencia física, proviene de la aplicación de técnicas oculares, referentes a la observación directa o inspección que lleva a cabo el auditor, de lugares, sucesos bienes y actividades; la evidencia así obtenida, puede ser presentada como memoria fotográfica, gráfica, mapas o muestras materiales. La evidencia documental, se deriva de la aplicación de técnicas documentales, es decir, la obtención por requerimiento del auditor, de los documentos que estén directamente relacionados con el hecho observado. La evidencia testimonial, es la obtenida a través de las declaraciones hechas mediante cuestionarios, encuestas o entrevistas, hechas por el auditor, en el curso de la actuación, a las personas directamente vinculadas con el hallazgo; cabe señalar que la evidencia testimonial, requiere adicionalmente, ser corroborada por el auditor, para obtener la seguridad razonable sobre la existencia del hecho. 

La evidencia será analítica, cuando se origine de la aplicación de los análisis propios de la auditoría, es decir del cálculo, conciliación, consolidación y comparación de las cifras proporcionadas por los registros contables, administrativos y de gestión, obtenidos por el auditor en el transcurso de su actuación. Adicionalmente, vale decir que para demostrar razonablemente un hallazgo, el auditor podrá recurrir a una o a la combinación de varios tipos de evidencia, lo cual dependerá de la importancia y complejidad del hecho en sí, lo que amerita tener el criterio y la formación profesional necesaria para acometer con éxito, la actuación encomendada.

Abg. José Zamora Díaz

Auditor Interno del Centro Nacional de Tecnologías de Información (CNTI)

Ministerio del Poder Popular para la Educación Universitaria, Ciencia y Tecnología